1.基本方針
マーキュリープロジェクトオフィス株式会社（以下「当社」といいます）は、紙の利用と郵送に伴う環境負荷を最小化し、情報管理の安全性と効率性を高めるため、全ての契約・請求・各種書面について電子的な手段による締結・授受を徹底します。
当社は、紙の契約書への捺印および郵送による書類の授受を、一切行いません。また、相手方からの紙書面の受け取りも、原則として受け付けません。

2.法的根拠と適法性について
1. 日本の民法は、契約の成立に書面や押印を必須とはしておらず、当事者の意思の合致によって契約は成立します。

2. 電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）は、一定の要件を満たす電子署名が付された電子データについて、真正に成立したものと推定されることを定めており、適切な電子署名を用いた電子契約は、紙の契約書と同等の法的効力を有します。

3. 電子帳簿保存法・e-文書法等に基づき、税務・商取引上の書類の電子保存や、電子取引データの適法な保存方法が認められており、当社はこれら関連法令に則った形で電子データを保存・管理します。

これらの法制度に基づき、当社が電子契約および電子的な書類授受のみを行うことは、適法かつ社会的にも妥当な運用であると考えています。

3.環境負荷低減へのコミットメント
1. 紙の生産および廃棄には、森林資源の消費、水資源の利用、製造過程におけるエネルギー消費と温室効果ガス排出が伴います。

2. 郵送による書類のやり取りは、輸送手段の運行に伴う燃料消費とCO₂排出を生じさせます。

3. 当社は、自然環境の保全と持続可能な社会の実現を目的とする団体として、これらの環境負荷を可能な限り削減する責務があると考えます。

当社は、電子契約および電子的なドキュメント運用を徹底することにより、紙資源の利用削減と物流起因のCO₂排出削減に継続的に取り組みます。

4.契約に関する取り扱い
当社は、以下の方針に基づき、契約の締結・更新・合意変更を行います。

1. 全ての契約は、電子契約サービスまたは電子署名を用いた電子ファイル等、電子的な手段により締結します。

2. 紙の契約書への押印（実印・認印・社印を問わず）および、契約書原本の郵送による授受は、一切行いません。

3. 相手方からの紙の契約書案や押印済み原本の送付についても、受領・保管を行わず、電子契約への切り替えをお願いする運用とします。

4. 個別の取引条件において、紙書面や押印を前提とすることを当社に求めることはできません。当社との取引を行う場合は、本ドキュメントポリシーに基づく電子契約のみを契約手段としてご利用いただきます。

5. 個別法等により、書面交付が厳格に義務づけられている取引類型が今後も存在する場合には、法令遵守を前提に、その範囲を最小限にとどめつつ、可能な限り電子化された手段を選択するよう検討します。

5.請求書および各種書類の授受
1. 当社から発行する請求書、領収書、見積書、発注書、検収書その他これに準じる書類は、すべて電子データ（PDF等）により発行・送付します。紙での発行および郵送は行いません。

2. 当社は、取引先等からの請求書・領収書・見積書・契約関連書類についても、電子データによる授受のみを受け付けます。郵送による紙書類は、原則として受領いたしません。

3. 例外的な事情により、取引先が電子データによる送受信に対応できない場合には、システム環境の整備や代替手段の検討をお願いし、それでも対応が困難な場合には、当該取引の見直しを含めて協議いたします。

6.情報セキュリティとデータ保存
1. 当社は、電子契約および電子的な書類授受に用いるサービス・システムについて、暗号化、アクセス制御、改ざん防止措置等、情報セキュリティに配慮したものを選定します。

2. 契約書および重要書類の電子データは、関連法令の保存要件（保存期間、検索性、真実性・可視性の確保等）に従って、適切に保存・管理します。

3. 万一、利用中のサービスに重大なセキュリティリスクが判明した場合には、速やかに代替手段へ切り替え、関係者に必要な説明と対応を行います。

7.取引先・関係者の皆さまへのお願い
当社の目的は、単にコスト削減や業務効率化を図ることにとどまらず、環境負荷の低減と、これからの社会にふさわしい契約・文書管理のあり方を実践し、広く共有していくことにあります。
当社との取引・協働にあたっては、本ドキュメントポリシーの趣旨をご理解いただき、電子契約および電子的な書類授受へのご協力をお願い申し上げます。

8.改定について
本ドキュメントポリシーは、関連法令や技術動向、社会情勢の変化等を踏まえ、必要に応じて改定することがあります。改定後の内容は、当社ウェブサイト上で公表した時点から適用されます。

2026年1月9日制定