インターン日記4日目(齊藤)

インターンシップも4日目を迎えました、齊藤です。

本日は昨日から作っていたチェックリストを完成させ、マニュアルのもととなる資料とチェックリスト、昨日資料をマージしたExcelファイルをすべて印刷・ファイリングし、最後に印刷したリストを見ながら自分が新人ならどこが疑問に思うかという目線からマニュアルに付け足すものを考えていきました。

そのなかでとくに印象深いのが印刷です。
印刷をすることを考えてExcelファイルを作成していなかったため、そのまま印刷するとA4用紙から縦にも横にもはみ出す文書になっていました。他の列にある情報をすべて列Aに移動させてから列Aの折り返しをオンにしたり、文字が見切れないようにセルの幅を調整していく作業はとても面倒でした。ファイリングするという話は以前から聞いていたので、最初から印刷を考えてレイアウトしていくべきだったと思います。
また途中までExcelにブック全体を印刷する機能があったことに気づかず、シートごとに印刷していました。それだとシートを切り替えるごとに印刷の設定がリセットされてしまうので、設定し直すのを忘れて何枚か両面印刷と片面印刷が混在してしまいました。幸い途中で気が付きましたが、気付いてからはどうしてあんなに面倒な作業をしていたのだろうと空しくなりました。Excelで中学生のころから遊んでいたのに、まだまだ知らない便利な機能が多々あることを体感しました。

また、マニュアルのもととなる資料はA4とA5サイズが混在し、余白もばらばらに設定されていました。作ったファイルと同様に印刷に適する形に設定し直したつもりだったにも関わらず、確認が足りずにA5のままで印刷してエラーを出したり、余白が「狭い」のままで印刷してしまい穴あけパンチで本文に穴をあけて、印刷ミスだけで紙を6枚も無駄にしてしまいました。

このような印刷のミスは私生活でもよく起こしているものです。せめて印刷する前に気づければ、資源を無駄にしないで済みます。少し確認すれば防げるミスを起こさないように、印刷する前に再度チェックする癖をつけたいと改めて思いました。

最後に行った、作った資料を見ながら自分がこのマニュアルを見た新人ならばどこを疑問に思うか考えて意見を出していくのはとても面白い作業でした。作っている最中はこれでわかるだろうと思っていても、改めて見てみると説明不足でわからないことばかりでした。

私が新人だったらどうするだろうかと脳内ロールプレイをしたり、初めてのアルバイトのとき何に不安を感じていたかを思い出しながら、よりよいマニュアルになるよう明日も想像力を働かせていきたいと思います。

 

さて早いものでインターンシップも明日で終わりとなりました。少しでもよりよい経験となるように最後まで頑張ります。