インターン日記3日目(齊藤)

インターンシップも3日目、折り返しを迎えました齊藤です。

本日は昨日分類した資料をもとにチェックリストの作成を行いました。
また、GoToMeetingを用いたネットミーティングも見学させていただきました。

チェックリストは縦軸に30分ごとの時間軸を、横軸に行動の対象を定めたひな形に、資料中に記されていた確認事項や掃除箇所など中身を足していく形で作成しました。
何時間にも亘る作業や特に時間帯の定まっていない作業をどこに入力するか戸惑いながら、わかりやすくなるにはどうしたらいいか考えるのはとても頭を使う作業でした。

私のアルバイト先は時間帯ごとに行う作業が多々あるわりに、明確なマニュアルが定まっていません。手書きのメモですら何年も更新されておらず、新人の方に説明する際には口頭での補足説明が欠かせません。
やっていくうちに次第に覚えるとはいえ、新人の方が四苦八苦しているのを見ると、書面でのマニュアルの重要性を常々感じます。
実際に利用される方を想像しながら、よりわかりやすいチェックリストになるようにさらに工夫を重ねていきたいと思います。

本日はネットミーティングを見学もさせていただきました。
私はSkypeの利用経験もなく、テレビ電話やLINEのグループ通話もほとんどしたことがないため、画面越しに会話をするという時点でとても新鮮でした。
ネットミーティングは電話やメールでの打ち合わせと比べると、直接相手の表情を見られるので、相手が正しく理解しているかどうかがわかりやすいと思いました。
若干のタイムラグがあったり、通信状態によって音声が乱れるという欠点もありましたが、直接会うよりもかなり低いハードルで相手の表情を見ながら話し合えるネットミーティングはとても便利だなと実感しました。

また、そのミーティングの際にはマインドマップが利用されていました。
マインドマップ自体は私も書いたことがありましたが、紙とペンではなく、コンピュータ上で書けるソフトがあるとは知りませんでした。
打ち合わせ内容をマインドマップで示すことで、視覚的に構造が把握できて理解しやすいほか、項目が列挙されているので抜けが起こりにくいように感じました。
私は思考する際にしか使ったことがありませんでしたが、マインドマップは項目を整理したり、人に説明する際にも非常に使える方法なのだと知りました。レポートや発表の準備の際にも活用していきたいです。

本日は新たなツールをたくさん知る日となりました。私は新しいツールを使うこと自体は好きなのに、自分の使っていなかったコミュニケーションツールが流行するとそれを触りたくなくなりがち(LINEもほとんど使いませんし、Instagramは入れてもいません。)なのですが、毛嫌いせずに便利なものはどんどん使えるようになりたいと思います。